Fortegnelse over behandling af personoplysninger

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en amatørforening i

medfør af EU’s persondataforordning af 25. maj 2018. Amatørforeninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer).

Den sidste kolonne skal udfyldes og ajourføres løbende af foreningen..

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i:

Thorning Friluftsspil

Formand Stefan Mäkinen

Kong Valdemarsvej 12, Thorning

8620 Kjellerup

CVR-nummer: 25017374

Data for seneste ajourføring af dokumentet: 28. maj 2018

1. hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?

Følgende bestyrelsesmedlemmer:

-Formand:
Stefan Mäkinen, 20 99 1619,
Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

-Kasserer:

Lene Bjørklund, 23 40 43 60, Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

-Sekretær:
Sarah Sandgaard, 28 49 82 24,
Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

- Webmaster
Erik Lyngsøe 24 80 51 99 Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. 

2. Hvad er formålene med behandlingen

a) Varetagelse af medlemsforhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning

b) Information om foreningens aktiviteter i form af referater og fotos fra medlemsmøder publiceres på foreningens hjemmesider

3. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Almindelige personoplysninger:

a) Navn

b) Mailadresse

c) Telefon

d) Adresse

e) Dato for indmeldelse/udmeldelse

f) Dato for kontingentbetaling

g) Fødselsdato

Øvrige oplysninger:

a) Billeder af optrædende og publikum ved forestillinger

Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

Ingen

4. Hvem behandler vi oplysninger om?

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:

a) Medlemmer og medvirkende

5. Hvem videregives oplysningerne til?

Medlemmernes mailadresser bruges til udsendelse af medlemsinformation og kan i den forbindelse ses af alle medlemmer.

Medlemsinformationer udveksles mellem bestyrelsesmedlemmer.

Derudover videregives oplysningerne ikke.

6. Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?

Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op

til 3 år efter tilhørsforholdets ophør.

7. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?

Vi opbevarer alle personoplysninger i foreningen på papirform eller på bestyrelsesmedlemmers personlige computere, som er låst inde, og som er beskyttet af password, som kun det enkelte bestyrelsesmedlem kender til.

8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til polititet og Datatilsynet

9. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores ITsystemer?

Der anvendes udelukkende almindelige kontor-programmer, fx MS-Office.

Databeskyttelse bliver ikke håndteret udover programmernes standardfunktioner

Medlems data opbevares i en My-Sql database, hvor alle følsomme informationer er krypteret og er ikke læsbare, samt ikke mulige at genskabe.